DIAGRAMA DE FLUJO

¿Qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender. Los diagramas de flujo emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia.

Objetivo

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,representar los controles, etc.

Ventajas

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes:

• Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
• Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.
• Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA

¿Qué es?

El Diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de causa-efecto, es una representación grafica que por su estructura también se llama diagrama de pescado , este consiste en una representación sencilla en la que puede verse  una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando un problema a analizar, que se escribe en la cabeza del pescado.

Es una de las diversas herramientas surgidas a lo largo del siglo XX en ámbitos de la industria, para facilitar el análisis de problemas y sus soluciones; esta también es considerada una de las 7 herramientas básicas de la calidad. El diagrama de pescado fue desarrollado por el licenciado en química japonés Dr.Kaoru Ishikawa en el año 1943.

La estructura del Diagrama de Ishikawa es intuitiva: identifica un problema o efecto y luego enumera un conjunto de causas que potencialmente explican dicho comportamiento. Adicionalmente cada causa se puede desagregar con grado mayor de detalle en subcausas. Esto último resulta útil al momento de tomar acciones correctivas dado que se deberá actuar con precisión sobre el fenómeno que explica el comportamiento no deseado.

En este contexto, una representación del Diagrama de Causa Efecto o Diagrama de Espina de Pescado tiene la siguiente forma:

HISTOGRAMA

¿Que es un histograma?

Un histograma es una representación gráfica de datos agrupados mediante intervalos. Los datos provienen de una variables cuantitativas continuas. Gracias a él puedes hacerte rápidamente una idea de la distribución de los datos o muestra.También cabe emplear variables cualitativas ordinales, siendo necesario que el número de datos sea alto.
Un histograma es un conjunto de barras rectangulares verticales que su altura es proporcional a las frecuencias absolutas de cada uno de los intervalos (también se pueden representar las frecuencias relativas o frecuencias relativas porcentuales).Los intervalos abarcan todo el conjunto sin cortarse, de manera que un elemento está solo en un intervalo. La base de cada barra vertical es proporcional a la amplitud del intervalo.


Construcción de un histograma
Para construir un histograma es necesario previamente construir una tabla de frecuencias. Lo construiremos siguiendo los siguientes pasos:

1. En el eje de abscisas (eje horizontal) se colocan los intervalos, de menor a mayor.
2. En el eje de ordenadas (eje vertical) se representan las frecuencias absolutas de cada uno de los intervalos. También se suelen representar las frecuencias relativas.
3. Se dibujan barras rectangulares de anchura igual y proporcional al intervalo. La altura es la frecuencia absoluta. Las barras rectangulares se dibujan adyacentes la una a la otra, pero no interceptan entre ellas. Por tanto, todas las barras tocan con las de al lado, a no ser que un intervalo tenga frecuencia cero (la altura de la barra será también cero)

Polígono de frecuencias asociado a un histograma

Un polígono de frecuencias es un gráfico que se utiliza para variables cuantitativas discretas. Se representa mediante puntos que señalan la frecuencia absoluta de cada valor y líneas que unen los puntos consecutivos.

Se puede dibujar un polígono de frecuencias a partir de un histograma. Para ello se deben unir los puntos medios de las bases superiores de los rectángulos.

CHEKLIST

¿Qué es un checklist?

Las “listas de control”, “listas de chequeo”, “check-lists” u “hojas de verificación”, son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática. Se usan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que el trabajador o  inspector no se olvida de nada importante.

Para qué sirven las listas de chequeo

Los usos principales de los checklist son los siguientes:

• – Realización de actividades en las que es importante que no se olvide ningún paso y/o deben hacerse las tareas con un orden establecido.
• – Realización de inspecciones donde se debe dejar constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados.
• – Verificar o examinar artículos.
• – Examinar o analizar la localización de defectos. Verificar las causas de los defectos.
• – Verificación y análisis de operaciones.
• – Recopilar datos para su futuro análisis.
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La ventaja de los checklist es que, además de sistematizar las actividades a realizar, una vez rellenados sirven como registro, que podrá ser revisado posteriormente para tener constancia de las actividades que se realizaron en un momento dado.

¿Cómo usar las checklists?

Es importante que las listas de control queden claramente establecidas e incluyan todos los aspectos que puedan aportar datos de interés para la organización. Es por ello preciso que quede correctamente recogido en la lista de control:

• – Qué tiene que controlarse o chequearse.
• – Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad (qué es lo correcto y qué lo incorrecto).
• – Cada cuánto se inspecciona: frecuencia de control o chequeo.
• – Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables.

Conviene, por último, que se disponga de un apartado de observaciones con el fin de poder obtener información previa sobre posibles motivos que han causado la disconformidad.

Ejemplo checklist:

EL DIAGRAMA DE GANTT

¿Que es?

El diagrama o gráfica de Gantt es una herramienta sumamente útil cuando de formulación y gerencia de proyectos se trata, ya que permite definir, de una manera gráfica, práctica y sistemática, la duración de las distintas actividades que deben ejecutarse para completar de forma exitosa un determinado proyecto.

Esta herramienta fue introducida aproximadamente en el año 1914, por el ingeniero norteamericano Henry Gantt (de allí el nombre “diagrama de Gantt”), quien desarrolló un método de control de operaciones basado en gráficos y barras, el cual más adelante fue utilizado por el ejército y la marina de los Estados Unidos, logrando así popularizarse.

Características:
En este tipo de diagrama las actividades del proyecto se muestran siempre de manera vertical, mientras que los tiempos aparecen representados de manera horizontal.

El diagrama o gráfica de Gantt funciona como una especie de calendario, conformado por barras, en el que se establece la fecha de inicio y de culminación de cada actividad correspondiente a un proyecto, y en donde además pueden incorporarse datos relacionados con el material, el capital, el personal requerido, entre otros aspectos fundamentales, para tener una visión más clara de lo que implica el proyecto. Es lo más parecido a un plan de acción, que puede ser monitoreado de manera gráfica, para conocer si efectivamente está siendo cumplido o si requiere de la realización de determinados ajustes.

Ventajas de utilizar una gráfica de Gantt:

1. Brinda una perspectiva visual que facilita el entendimiento del proyecto a desarrollar.
2. Permite ordenar eficientemente las actividades requeridas para la ejecución del proyecto.
3. Facilita el control y supervisión de los procesos.
4. Da un estimado del tiempo que tomará cada actividad individualmente y del tiempo que tomará la ejecución del proyecto en su totalidad.
5. Ayuda a conocer si el desarrollo de una actividad interfiere con la ejecución de otra en términos de tiempo, permitiendo ajustar la duración de cada una para una mejor distribución.
6. Es una herramienta bastante práctica que puede ser utilizada por casi cualquier persona, desde los niveles más bajos en una jerarquía organizacional hasta el nivel gerencial, y que puede elaborarse ya sea mediante herramientas de uso informático o con la ayuda de un lápiz y un papel.

DIAGRAMA DE LA TORTUGA

El diagrama de la TORTUGA: una herramienta para la gestión de procesos.

¿Qué es y para qué sirve el diagrama de Tortuga?

El diagrama de Tortuga es un esquema, el cual precisamente adopta la forma de este animal. Dispone de un cuerpo, cuatro patas, una cabeza y la cola. En el cuerpo se representan los procesos y sus transformaciones. Las patas están formadas por interrogantes claves qué debemos hacernos: con qué, cuáles son los requerimientos, cómo emplear los recursos, es decir el método. Con quiénes voy a hacer lo que necesitamos, y finalmente cómo voy a medir esas acciones, es decir cuáles son los indicadores que usaré. La cabeza alude a los elementos de entrada de ese proceso en cuestión. Finalmente la cola es el final, es decir cuáles son los resultados que surgen de esos elementos de entrada, una vez que han sido procesados.

Aplicado de manera sistemática y ordenada, este tipo de diagrama permite identificar y definir con precisión cada una de las partes. En ocasiones, y para sorpresa de muchos, identificar y precisar con claridad un proceso es más complejos de lo que supone. También saber dónde comienza y dónde termina, es decir sus límites, pueden resultar confusos.

La aplicación y la elaboración acabada de un diagrama de este tipo “obliga” a que tengamos que preguntarnos cuáles son exactamente todos los ingredientes o elementos que necesitamos para llevar cabo una determinada acción. Hacerlo de manera planificada y anticipada, ahorra muchos in-eficiencias además de varios dolores de cabeza. El análisis sistemático y preciso, es una herramienta muy poderosa en la gestión de proceso. 

¿Cómo construir un buen diagrama de Tortuga?

• Identificar exactamente el proceso.
• Identificar y definir los elementos de entrada. 
• Definición de los elementos de salida

CONCEPTOS

En la clase se vieron y platicaron distintos conceptos claves para el estudio de sistemas. Lo primero que se cuestiono fue: ¿que es razonar? esto se refiere a establecer relación entre ideas o conceptos para obtener conclusiones o formar un juicio, también razonamiento y razonamiento lógico: Razonar es la actividad mental que permite lograr la estructuración y la organización de las ideas para llegar a una conclusión, un concepto muy parecido al razonamiento lógico, la diferencia de este puede partir de una o de varias premisas para arribar a una conclusión que puede determinarse como verdadera, falsa o posible.

También se menciono que es un problema y sus tipos: un problema en palabras breves es un determinado asunto o cuestión que requiere de solución, se dice que el ser humano enfrenta 6 tipos de problemas que son: económicos, salud, sentimentales, familiares, legales y laborales. Un concepto muy importante dentro de la carrera es el enfoque de sistemas que se refiere a  un método de investigación, una forma de pensar, que enfatiza el sistema total en vez de sistemas componentes, se esfuerza por optimizar la eficacia del sistema total en lugar de mejorar la eficacia de sistemas cerrados. Se basa principalmente en la visión de no ser reduccionista en su análisis, es el medio para solucionar problemas de cualquier tipo.

Por ultimo los tipos de sistemas: natural, físico diseñado, de actividad humana y trascendental.

Referencias:

Gámez V., Federico (1999). Formación Empresarial I, Departamento de Ciencias Administrativas, División de Ciencias Sociales y Humanidades, Instituto Tecnológico de Sonora.

http://biblioteca.itson.mx/oa/ciencias_administrativa/oa3/enfoque_sistemas/s3.htm

Julián Pérez Porto y María Merino. Publicado: 2008. Actualizado: 2012.
Definicion.de: Definición de problema (https://definicion.de/problema/)